Vom Homeoffice zum »Home-Workplace«

Zunächst braucht es Basiserfahrungen, wie Videokonferenzen funktionieren: Wie gehe ich als Moderator und als Teilnehmer mit deren Besonderheiten um? Worauf muss ich achten? Eine Handreichung mit praktischen Tipps und Checklisten finden Sie hier. Wer hier trittsicher ist, geht den nächsten Schritt: wirklich gute Web-Meetings durchführen! Ganz wichtig: Nicht jedes Web-Meeting sollte auf dieselbe Weise durchgeführt werden. Wichtig ist die Unterscheidung der verschiedenen Meeting-Arten, vom Info- bis zum Entscheidungsmeeting.

Infomeetings

Bei Infomeetings werden aktuelle Informationen ausgetauscht. Sie sollten daher immer möglichst kurz sein, vor allem als Online-Meeting. Lange Monologe sind hier nur schwer auszuhalten. Viel zu groß ist der Ablenkungsfaktor, die Teilnehmer werden sich schnell anderen Dingen zuwenden. Prüfen Sie daher, ob die Informationen wirklich im Meeting mitgeteilt werden müssen, und halten Sie jeden Beitrag kurz. Im Notfall, indem Sie eine digitale Sanduhr mitlaufen lassen.

Koordinationsmeetings

Hier geht es um die Abstimmung des Vorgehens. Wichtig sind ein konziser Statusüberblick und das schnelle Erkennen von Handlungsbedarfen. Entsprechend sind digitale Task-Boards das Mittel der Wahl. Alle Teammitglieder sollten vorab den Status der für sie relevanten Tätigkeiten prüfen. So können Sie das Web-Meeting auf Rückfragen und die Besprechung von Unklarheiten, (drohenden) Engpässen und Hindernissen fokussieren. Dies verlangt viel Disziplin, beschleunigt die Arbeit jedoch ungemein.

Workshops

Und nun zur Königsdisziplin, den Workshops. Sie dienen dem Erkennen von Problemen, deren Ursachen, der Erarbeitung von Problemlösungen und dazu, Entscheidungen zu treffen. Alle Teilnehmer sollen Input geben, klassifizieren, priorisieren und bewerten. Es braucht Phasen der Ideensammlung und deren Bearbeitung. Und ja, auch das geht remote – mit dem richtigen Tool und einer gut strukturierten Moderation. Wir nutzen hierzu z. B. Stormboard. Mit diesem Tool können alle Teilnehmer Notizzettel auf digitalen Whiteboards platzieren. Die Whiteboards sollten vorab gut durchdacht gestaltet werden. So bekommen Sie Struktur in das Meeting. Wir platzieren auch vorbereitete Arbeitsanweisungen und Erläuterungen auf den Boards, auf die jeder Teilnehmer stets zurückgreifen kann. Votings durch die Teilnehmer erfolgen per Mausklick und gehen digital deutlich schneller vonstatten als in physischen Workshops. So gelangt das Team effektiv zu einer Strukturierung und Priorisierung von Themen. Die Workshop-Teilnehmer können Beiträge anderer kommentieren und es können Aufgaben zugewiesen werden. Da nach dem Meeting sofort ein Report generiert und versendet wird, sind die Ergebnisse voll anschlussfähig. Ergo: Es geht viel mehr, als man meint! Dafür braucht es die richtigen Tools, Mut zum Ausprobieren sowie exzellente Planung und Vorbereitung …

erschienen in PRINT&more 1/ 2020 | Autor: Dr. Marco Olavarria, Geschäftsführender Gesellschafter, BC Berlin Consulting

Dr. Olavarria ist Referent der VDZ Akademie ONLINE und führt am 12. Mai per Webinar durch das Thema Prozessoptimierung für Verlage und Medienunternehmen. Klicken Sie hier für mehr Informationen.