E-Rechnung - Was Unternehmen jetzt tun müssen
Mit dem Wachstumschancengeseetz wird die obligatorische B2B-E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 eingeführt. Dies erfolgt in Vorgriff auf die am 5. November 2024 auf EU-Ebene beschlossene MwSt.-Reform »VAT in the Digital Age« und ist vergleichbar mit den Regelungen vieler EU-Nachbarstaaten.
Pflicht bei Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen
Unternehmen müssen jetzt die Vorkehrungen treffen, um ab dem kommenden Jahr E-Rechnungen im neuen Format empfangen zu können. Damit gehen auch die Lesbarmachung und GOBD*-konforme Archivierung dieser neuen E-Rechnung einher.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft im Inland steuerbare Umsätze, welche nicht nach den §§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind, und nur Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. Die Unternehmereigenschaft ist anhand der USt-IdNr. oder W-IdNr. feststellbar. Die E-Rechnungspflicht umfasst u. a. auch Umsätze an Kleinunternehmer (z. B. freie Journalisten, Fotografen) oder Reverse-Charge-Umsätze. Kleinunternehmer selbst sollen von der Pflicht zur Erstellung dieser Rechnungen ausgenommen werden. Auch innergemeinschaftliche EU-Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern bzw. Betriebsstätten – entspricht umsatzsteuerlich festen Niederlassungen – sind erfasst. Auch im Gutschriftsverfahren sind die Regelungen anzuwenden.
Wenige Ausnahmen von der neuen E-Rechnungspflicht
Ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind steuerfreie Umsätze (im Sinne von § 4 Nr. 8 bis 29 UStG), die den Vorsteuerabzug ausschließen, Privatkunden-(B2C-)Umsätze wie z. B. Privatkunden-Abos, Umsätze im Ausland oder an und von im Ausland ansässigen Unternehmern. Zudem sind Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro inklusive Umsatzsteuer und Fahrausweise aus Vereinfachungsgründen von der E-Rechnungspflicht befreit.
Das UStG unterscheidet zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das sind E-Rechnungsformate, die auf der EU-Norm EN 16931 basieren. Hierzu gehören in Deutschland die XRechnung und das hybride Datenformat ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 – ausgenommen der Profile MINIMUM und BASIC-WL), das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format und ein zusätzliches PDF-Dokument als Sichtkomponente enthält. Daneben sind auch andere elektronische Rechnungsformate zulässig, soweit sie der europäischen Norm entsprechen oder mit ihr interoperabel sind.
Sonstige Rechnungen sind alle anderen Formate, wie PDF-Rechnungen, Bildformate, Fax-Rechnungen, E-Mail- oder Word-Rechnungen etc. oder Papierrechnungen. Die sonstige Rechnung ist nur dann noch möglich, wenn der Kunde kein Unternehmer ist, im Ausland ansässig ist oder eine oben genannte Ausnahme von der B2B-E-Rechnungspflicht besteht.
Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen
Der Gesetzgeber gewährt Übergangsregelungen. Insoweit dürfen Rechnungen noch bis zum 31. Dezember 2026 in Papier oder mit Zustimmung des Empfängers per PDF-Dokument abgerechnet werden. Hat der Unternehmer einen Jahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro, ist dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 möglich. Daneben können EDI-Rechnungen, die nicht interoperabel mit der Norm EN 16931 sind, noch bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden.
Die Übergangsregelungen gelten nur für den Aussteller der Rechnung bzw. Gutschrift. Für den Empfang von Rechnungen sind keine Übergangsfristen vorgesehen, sodass die Entgegennahme einer E-Rechnung für alle inländischen Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist.
Inhaltliche Anforderungen und Vorsteuerabzug
Die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung ist gegeben, wenn die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben, auch die Leistungsbeschreibung, im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sind. Ergänzende Angaben im Anhang sind jedoch möglich. Wird eine Rechnung nach Ablauf der Übergangsfrist fehlerhaft nicht im neuen E-Rechnungsformat erstellt, besteht kein Vorsteuerabzug. Nach Auffas- sung des BMF kann aber unter »Anlegung eines strengen Maßstabs« unter Anwendung der EuGH-Rechtsprechung ein Vorsteuerabzug ausnahmsweise möglich sein.
Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen und Besonderheiten
Eine E-Rechnung muss in elektronischer Form übermittelt werden. Möglich sind daher die Übermittlung per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder der Download über ein Portal. Wichtig ist auch, an die Weiterverarbeitung und vor allem die GOBD-konforme Archivierung zu denken, da ein Systembruch wie z. B. ein Ausdruck nicht ausreichend ist. Mangels Übergangsfristen auf der Eingangsseite muss der inländische Rechnungsempfänger ab dem 1. Januar 2025 empfangsbereit sein, wobei ein E-Mail-Postfach ausreichend ist.
Inhaltlich identische Mehrstücke sind zwar unschädlich und technisch begründete geringfügige Abweichungen sollen toleriert werden. Dennoch führen mehrfache Abrechnungen zum unrichtigen Steuerausweis nach § 14c UStG. Auch Verträge und Dauerrechnungen sind besonders zu behandeln. Allerdings besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnungen erteilte Dauerrechnungen, solange die Rechnungsangaben sich nicht ändern. Auch für End- oder Restrechnungen bei zuvor ausgestellten Voraus- und Anzahlungsrechnungen gewährt die Verwaltung im BMF-Schreiben Erleichterungen.
Handlungsbedarf
Alle Unternehmen müssen sich auf den Empfang derartiger E-Rechnungen einrichten und sollten strukturierte Prozesse (Eingangs-E-Mail-Postfach etc.) schaffen. Auch die Lesbarkeit und Weiterverarbeitung derartiger XML-Rechnungen müssten dann möglich sein. Zulieferer und Dienstleister können angefragt werden, um den Bedarf zu eruieren. Vor allem aber müssten die GOBD-konforme Archivierung und Behandlung gesichert sein. Die Empfangspflicht trifft alle Unternehmen ab Januar 2025. Eine Pflicht zur Erstellung derartiger E-Rechnungen besteht erst später. Die E-Rechnung wird im Vorgriff auf das digitale Meldesystem in Deutschland und der EU eingeführt und wird ein Schub für die Digitalisierung. Die Umstellung gilt es überlegt zu planen.
Dr. Carsten Höink, Diplom-Finanzwirt (FH), Rechtsanwalt und Steuerberater, berät bei INDICET Partners Mandate im Bereich der Umsatzsteuer und europäischen Mehrwertsteuer. Dirk Platte ist Justitiar beim Medienverband der freien Presse.
